Versión 1.0 · Vigente desde 23 de mayo de 2026
Política de Tratamiento de Datos (Ley 1581 de 2012)
Documento de borrador — versión piloto. Este texto refleja la mejor práctica del equipo operativo y está pendiente de revisión final por abogado titulado antes del lanzamiento comercial extendido. Si encuentras inconsistencias, escríbenos a contacto@procure.justsapiens.com.
Conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, JustSapiens —en calidad de Responsable del Tratamiento— informa a los titulares de datos personales las condiciones bajo las cuales se recolectan, almacenan, usan, transmiten y suprimen sus datos en JustSapiens Procure.
1. Datos recolectados
- Identificación: nombre, correo electrónico, rol institucional declarado.
- Contenido del caso: objeto contractual, valor estimado, modalidad propuesta, intake completo del Explorador.
- Pagos: referencia, monto, comprobante (si lo subes para conciliación manual). NO almacenamos números completos de tarjeta ni credenciales bancarias.
- Uso de la plataforma: IP (hash, anonimizada), fecha y hora de cada acción registrada en audit log para integridad y trazabilidad.
2. Finalidades del tratamiento
- Prestar los servicios contratados (Explorador, Diagnóstico, Kit Documental).
- Generar entregables documentales y notificar al usuario su estado.
- Atender solicitudes de soporte, peticiones, quejas y reclamos.
- Mejorar la calidad del producto mediante análisis agregado y anonimizado.
- Cumplir obligaciones legales (auditoría financiera, requerimientos de autoridades).
No se utilizan los datos del usuario para entrenar modelos de IA sin su autorización expresa y previa. El contenido enviado a proveedores LLM (OpenAI, Anthropic) se procesa bajo acuerdos comerciales con cláusula de no entrenamiento.
3. Conservación de los datos
- Cuenta activa: mientras el usuario mantenga su cuenta.
- Casos y entregables: 5 años después del cierre del caso (período razonable para auditorías y disputas contractuales).
- Audit log financiero: 10 años (régimen comercial colombiano).
- Comprobantes de pago: 10 años (régimen tributario).
4. Derechos del titular
El titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista obligación legal de conservar.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
5. Encargado de tratamiento y contacto
Responsable: JustSapiens.
Correo: contacto@procure.justsapiens.com
Tiempo máximo de respuesta: 15 días hábiles para consultas y 10 días hábiles para reclamos, conforme a Ley 1581 de 2012.
6. Mecanismo para ejercer derechos
Para ejercer cualquiera de los derechos enumerados, envía un correo a contacto@procure.justsapiens.com con:
- Asunto: "Derecho de habeas data — [Consulta / Reclamo / Supresión]".
- Identificación del titular (nombre + email registrado).
- Descripción clara de los hechos y la solicitud.
- Datos de contacto para respuesta.
7. Transferencia internacional
Los servicios de hosting (MongoDB Atlas), procesamiento LLM (OpenAI, Anthropic, Google) y entrega de email transaccional (Resend) pueden implicar transferencia de datos a Estados Unidos y la Unión Europea. Estas transferencias se realizan bajo Cláusulas Contractuales Tipo o acuerdos equivalentes que garantizan un nivel de protección adecuado.
8. Vigencia y modificaciones
Esta política se encuentra vigente desde el 23 de mayo de 2026. Cualquier cambio se publicará en esta página y, si es sustancial, se notificará al usuario por correo con al menos 15 días de anticipación.